In short: Logistica per cosmetici: come gestire lotti, scadenze e FEFO in magazzino, bloccare i lotti vicini alla scadenza e tracciare ogni pezzo fino al cliente.
📅 Ottobre 28, 2026 • ⏱️ 8 min read
Un magazzino per cosmetici deve fare tre cose che un magazzino generico non fa: registrare il lotto di ogni prodotto dall’ingresso alla consegna, far uscire per prima la merce che scade prima (logica FEFO) e bloccare in automatico i lotti scaduti, in quarantena o troppo vicini alla scadenza. Il Regolamento europeo sui cosmetici impone lotto e data in etichetta e vieta di vendere prodotti con la data superata: FEFO e blocchi automatici sono il modo pratico per rispettarlo e per soddisfare le richieste di chi compra, dalla grande distribuzione ai marketplace.
Per un prodotto qualsiasi, un errore di prelievo costa un reso. Per un cosmetico può voler dire spedire un lotto scaduto o bloccato. E se un lotto risulta difettoso, devi sapere in poche ore a quali clienti è stato spedito, e fermare solo quello senza bloccare tutto il magazzino.
In NTL Express gestiamo la logistica di aziende della cosmetica e della cura della persona, dai dermocosmetici prodotti all’estero alle startup del settore. Qui trovi cosa cambia in magazzino quando entrano in gioco lotti e scadenze, e cosa chiedere a un 3PL prima di affidargli i tuoi prodotti.
Cosa cambia in magazzino per i cosmetici rispetto agli altri prodotti?
Cambia la quantità di informazioni che il magazzino deve gestire per ogni pezzo. Un prodotto generico si riconosce dal codice articolo. Un cosmetico anche dal lotto e dalla data di scadenza.
| Area | Prodotti generici | Cosmetici |
|---|---|---|
| Ordine di prelievo | FIFO: esce per prima la merce entrata per prima | FEFO: esce per prima la merce che scade per prima, scelta dal software di magazzino |
| Tracciabilità | Codice articolo e quantità | Lotto registrato all’ingresso, legato all’ubicazione e all’ordine del cliente finale |
| Conservazione | Temperatura ambiente | Temperatura e umidità monitorate, protezione dalla luce, standard di igiene e derattizzazione |
| Scadenze | Nessun blocco: la merce resta vendibile finché è integra | Stato del lotto (disponibile, in quarantena, scaduto) e blocco automatico vicino alla scadenza |
| Errore | Un reso e un cliente scontento | Un prodotto scaduto o di un lotto bloccato che arriva al cliente |
La differenza più grande non si vede: è nel software di magazzino. Un WMS (il gestionale che guida ricevimento, stoccaggio e prelievo) per cosmetici deve saper scegliere il lotto giusto al posto dell’operatore. Il nostro guida i prelievi con più logiche: FIFO, FEFO, LIFO e per lotto, secondo il prodotto. Su cosa si distingue un WMS adeguato, trovi un approfondimento nell’articolo sugli 8 segnali di un WMS evoluto.
FEFO, FIFO o lotto: in che ordine escono i cosmetici?
Dipende da cosa c’è scritto in etichetta. Il Regolamento (CE) n. 1223/2009 sui prodotti cosmetici, all’articolo 19, distingue due casi.
- Durata minima fino a 30 mesi. In etichetta c’è la data di durata minima (“usare preferibilmente entro”): fino a quella data il prodotto, conservato correttamente, funziona e resta sicuro. Il magazzino lavora in FEFO: esce per primo il lotto con la data più vicina, anche se è arrivato dopo.
- Durata minima oltre i 30 mesi. La data non è obbligatoria: al suo posto c’è, salvo quando non è pertinente, il simbolo del vasetto aperto con il PAO, cioè il periodo di utilizzo dopo l’apertura. Qui di solito si ruota per lotto di produzione, dal più vecchio al più recente.
In entrambi i casi è obbligatorio il numero di lotto, o un riferimento che identifichi il prodotto. È la chiave che rende possibile la tracciabilità.
Un vincolo che pesa sulle vendite B2B: la grande distribuzione e molti rivenditori accettano solo merce con una vita residua minima, per esempio sei mesi. Un lotto a quattro mesi dalla scadenza è ancora vendibile al consumatore, ma non si può più spedire a quel cliente. Il magazzino deve saperlo prima di prelevarlo, non dopo.
Come funziona la tracciabilità dei lotti, dall’ingresso al cliente?
La tracciabilità dall’ingresso al cliente è una catena di sei passaggi. Se ne salta uno, diventa difficile isolare solo il lotto interessato.
1Ricevimento
A ogni arrivo si registrano il lotto e l’eventuale data di scadenza di ogni referenza, non solo codice e quantità.
2Ubicazione
Ogni lotto viene legato alla posizione a scaffale in cui viene stoccato. Due lotti dello stesso prodotto possono stare in punti diversi del magazzino.
3Stato del lotto
Il software assegna a ogni lotto uno stato: disponibile, in quarantena (per esempio in attesa di un controllo) o scaduto. Solo i lotti disponibili possono essere prelevati.
4Prelievo guidato
L’operatore non sceglie il lotto: è il sistema a indicargli quale prelevare, secondo la logica FEFO o per lotto.
5Spedizione
Il lotto spedito resta legato all’ordine e al cliente finale.
6Richiamo mirato
Se un lotto risulta difettoso, si isola solo quello: si blocca la giacenza residua e si ricava l’elenco dei clienti che l’hanno ricevuto, senza fermare il resto del catalogo.
Per l’avvio con un 3PL questo significa una cosa pratica: l’anagrafica dei prodotti deve dire quali referenze hanno un lotto da tracciare e quali una scadenza. È uno dei dati da preparare prima del passaggio a un 3PL.
A che temperatura vanno conservati i cosmetici in magazzino?
Dipende dal prodotto, ed è il produttore a indicarlo. Alcuni cosmetici vanno tenuti sotto i 25 °C, al riparo dalla luce; alcuni prodotti con principi attivi sensibili richiedono la catena del freddo, tra 2 e 8 °C. Temperatura e umidità vanno monitorate con continuità, perché il caldo estivo in un magazzino non climatizzato può degradare una formula senza che la confezione mostri nulla. Questo, chiatramente, non vale per tutti i cosmetici
Per le aziende produttrici, le buone pratiche di fabbricazione dei cosmetici sono descritte dalla norma volontaria ISO 22716, che riguarda la produzione, compreso lo stoccaggio in fabbrica, ma non la distribuzione dei prodotti finiti. Per chi conserva e spedisce, il riferimento resta il Regolamento: i prodotti vanno conservati in modo da non comprometterne la conformità. Quando scegli un 3PL, chiedi come monitora le condizioni ambientali, chi riceve l’allarme se escono dai limiti e quali prodotti non può gestire.
Come si gestiscono i picchi di un marchio cosmetico?
La cosmetica ha stagionalità marcate: i cofanetti regalo a Natale, i solari d’estate. A queste si sommano picchi improvvisi, generati da un creator o da una campagna. Per un marchio piccolo questo significa volumi che cambiano molto da un mese all’altro. È il caso di una startup della cura della persona che seguiamo, con una trentina di referenze su 4-6 posti pallet: ne abbiamo raccontato i conti nell’articolo su tema a quante spedizioni al giorno conviene passare a un 3PL.
Cosa chiedere a un 3PL prima di affidargli i cosmetici?
- Il vostro WMS registra lotto e scadenza all’ingresso e guida il prelievo in FEFO?
- Gestite gli stati del lotto, quarantena compresa, e bloccate in automatico i lotti vicini alla scadenza?
- Potete impostare una vita residua minima diversa per cliente o per canale?
- In quanto tempo mi date l’elenco dei clienti che hanno ricevuto un certo lotto?
- Come monitorate temperatura e umidità, e quali prodotti non potete conservare?
- Come imballate flaconi e vetro per evitare rotture e perdite?
Le risposte vanno chieste per iscritto e verificate in magazzino. Sono anche la base delle clausole su responsabilità e livelli di servizio del contratto di logistica.
Domande frequenti sulla logistica dei cosmetici
Che cos’è la logica FEFO in magazzino?
FEFO significa First Expired, First Out: esce per primo il prodotto che scade per primo, anche se è arrivato in magazzino dopo altri. È la logica usata per cosmetici e integratori con data di scadenza, e in un magazzino con WMS è il software a scegliere il lotto da prelevare.
Il numero di lotto è obbligatorio sui cosmetici?
Sì. Il Regolamento (CE) n. 1223/2009, all’articolo 19, richiede in etichetta il numero del lotto di fabbricazione o un riferimento che permetta di identificare il prodotto. Per la logistica è la chiave della tracciabilità e dei richiami mirati.
Quando un cosmetico ha la data di scadenza e quando il PAO?
I cosmetici con durata minima fino a 30 mesi riportano la data di durata minima, fino alla quale il prodotto, conservato correttamente, funziona e resta sicuro. Quelli che durano più di 30 mesi riportano invece il PAO, il periodo di utilizzo dopo l’apertura, indicato con il simbolo del vasetto aperto.
Cosa succede in magazzino se un lotto di cosmetici va richiamato?
Con una tracciabilità completa si isola solo quel lotto: si blocca la giacenza residua e si ricava l’elenco dei clienti che l’hanno ricevuto. Il resto del catalogo continua a essere spedito.
A che temperatura si conservano i cosmetici?
Lo indica il produttore. Alcuni cosmetici vanno tenuti sotto i 25 °C e al riparo dalla luce, alcuni richiedono la catena del freddo tra 2 e 8 °C. Temperatura e umidità vanno monitorate con continuità.
Le condizioni di conservazione vanno indicate in etichetta solo se necessarie, come indicato nella normativa europea (Reg. CE1223/2009). Bisogna dire che la gran parte dei cosmetici non richiede una temperatura controllata in senso stretto, cioè una catena del freddo come per farmaci o alimenti freschi. Sono formulati per restare stabili a temperatura ambiente, e il produttore lo verifica con i test di stabilità previsti prima dell’immissione in commercio.
Hai un marchio cosmetico e vuoi capire come gestiremmo lotti, scadenze e picchi del tuo catalogo? Mandaci l’elenco delle referenze con le loro scadenze: ti mostriamo come lavora il nostro magazzino. CONTATTACI per un appuntamento.
