In short: Il passaggio a un 3PL richiede 2-4 settimane e non ferma le vendite: dati da preparare, come spostare la merce, go-live e controlli dei primi 30 giorni.
📅 Ottobre 13, 2026 • ⏱️ 11 min read
Il passaggio a un 3PL richiede di solito da 2 a 4 settimane e non obbliga a fermare le vendite. Le nuove forniture arrivano direttamente al magazzino del 3PL e le scorte residue lo raggiungono al go-live; in alternativa si trasferisce metà dello stock e si tiene in sede quanto serve fino a quel giorno. Dal giorno e dall’ora concordati, gli ordini passano al nuovo magazzino.
Quando un ecommerce valuta un operatore logistico, una delle domande più frequenti riguarda il trasloco: «Mentre sposto tutto, come continuo a spedire?». È una domanda concreta. Ogni giorno di ordini fermi si paga in vendite perse, recensioni negative e clienti che non tornano.
In NTL Express il tempo di avvio degli ultimi cinque clienti è stato in media di 20 giorni. Ed è un passaggio sempre più frequente: secondo l’Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano, la durata media dei contratti di magazzino è scesa da 3,4 a 3 anni rispetto al 2017. Le aziende cambiano operatore più spesso di prima, e conviene sapere in anticipo cosa succede giorno per giorno.
Qui trovi il percorso dei primi 30 giorni, cioè circa tre settimane di avvio e la prima settimana operativa: i dati da preparare, i modi per spostare la merce, il giorno del go-live e i controlli che spettano a te.
Quanto dura il passaggio a un 3PL?
Da 2 a 4 settimane. La durata dipende da tre fattori: quante referenze porti, quanto sono complete le anagrafiche e come arrivano gli ordini al magazzino. Trenta referenze con codice EAN e dati completi richiedono meno tempo. Ottocento referenze senza pesi né misure ne richiedono di più, perché l’anagrafica va costruita prima di ricevere la merce.
| Fase | Giorni indicativi | Cosa succede nel magazzino | Cosa fai tu |
|---|---|---|---|
| 1. Analisi | 1-5 | Il 3PL studia ordini, picchi e referenze e dimensiona spazi e personale | Invii i dati descritti nella sezione seguente |
| 2. Anagrafiche e flusso ordini | 6-12 | Si caricano referenze ed EAN, si definiscono gli imballi, si prova lo scambio degli ordini | Estrai un file di ordini di prova e controlli cosa ritorna |
| 3. Arrivo della merce | 13-18 | Ricevimento, conta, sistemazione a scaffale e inventario d’ingresso | Organizzi il trasferimento o fai consegnare le forniture al 3PL |
| 4. Go-live | 19-21 | Dal giorno e dall’ora scelti, gli ordini arrivano al 3PL | Chiedi l’attivazione e avvisi il tuo servizio clienti |
| 5. Prima settimana operativa | 22-30 | Controllo quotidiano di ordini, giacenze ed errori | Confronti ordini ricevuti, ordini spediti e stock a video |
Durate indicative, da adattare al numero di referenze e alla completezza dei dati.
Cosa allunga i tempi
Di solito una di queste quattro cose: anagrafiche incomplete, da ricostruire a mano; prodotti senza codice EAN; uno scambio di ordini non provato prima del go-live; forniture con date di arrivo incerte, che spostano la fase tre. Ognuna si risolve meglio prima dell’avvio che durante.
Quali dati chiede il 3PL prima di iniziare?
Il preventivo si costruisce sui volumi medi. L’avvio, sul dettaglio. Prima di tutto il 3PL deve capire come sono fatti i tuoi ordini, perché da lì dipendono spazi, turni e imballi.
| Dato | Perché serve | Dove lo trovi |
|---|---|---|
| Ordine medio: righe, pezzi per riga e valore | Dice quanto dura un prelievo e quale imballo serve | Report ordini della piattaforma |
| Ordini al mese | Dimensiona il personale e i ritiri del corriere | Report ordini della piattaforma |
| Picchi stagionali, in percentuale sulla media | Permette di prevedere personale e spazio extra prima che servano | Storico vendite degli ultimi 12 mesi |
| Numero di referenze e quantità medie mensili | Definisce posti pallet, ubicazioni e scorte | Gestionale o esportazione del catalogo |
| Riordini al mese verso i fornitori e frequenza di pareggio delle uscite | Programma gli scarichi, previene rotture di stock ed eccedenze, dimensiona il personale | Ordini a fornitore e storico vendite |
| Elenco delle referenze con codice EAN | È la chiave con cui il magazzino riconosce ogni prodotto | Catalogo prodotti |
| Storico vendite per referenza, se sei già attivo | Porta vicino alla zona imballo i prodotti che escono di più | Esportazione della piattaforma |
La frequenza di pareggio delle uscite indica ogni quanto il volume spedito ai clienti eguaglia la merce riassortita dai fornitori. Se le uscite superano gli arrivi, gli ordini rischiano di restare inevasi; se gli arrivi superano le uscite, crescono i costi di stoccaggio e gli spazi si saturano.
Per l’anagrafica di dettaglio, cioè pesi, dimensioni, regole d’imballo e lotti, trovi la lista completa nell’articolo sul progetto pilota con un 3PL.
Il codice EAN-13 corrisponde al GTIN-13, lo standard GS1 che identifica ogni prodotto in modo univoco nel mondo. Se qualche referenza ne è priva, conviene risolverlo prima dell’avvio: il codice lo assegna l’azienda proprietaria del marchio, con il prefisso aziendale ottenuto da GS1 Italy.
Un criterio pratico: più questi dati sono completi alla consegna, più l’avvio si avvicina alle due settimane. Se servono giorni per ricostruirli, metti in conto le quattro.
Come si sposta la merce senza fermare le vendite?
Le vendite si fermano quando la merce è sul camion e non in uno dei due magazzini. Per evitarlo ci sono tre strade.
| Modalità | Come funziona | Quando conviene | A cosa fare attenzione |
|---|---|---|---|
| Nuove forniture dirette al 3PL | Da una data concordata i fornitori consegnano al 3PL. Tu continui a spedire dal tuo stock; al go-live le scorte residue raggiungono il nuovo magazzino | Riordini frequenti, prodotti che ruotano in fretta | Le scorte residue vanno contate all’arrivo e unite allo stock prima di tornare vendibili |
| Trasferimento del 50% delle scorte | Porti al 3PL metà delle scorte e tieni in sede quanto serve per evadere gli ordini fino al go-live | Riordini rari o con tempi lunghi, per esempio da produzione estera | Fino al go-live vendi solo ciò che hai in casa: tieni scorte sufficienti dei prodotti più venduti |
| Migrazione per classi di rotazione | Si spostano prima le referenze che vendono di più, poi le altre a scaglioni settimanali | Cataloghi ampi, con centinaia di referenze | Due magazzini attivi in parallelo per qualche settimana, con una regola scritta su chi evade cosa |
In NTL Express proponiamo di solito la prima strada, perché è la più semplice: nessun trasloco straordinario, e lo stock nuovo arriva già al posto giusto. La seconda è l’alternativa quando le forniture arrivano di rado. La terza è descritta nel dettaglio nella nostra guida al progetto pilota.
Il trasferimento fisico si concentra di norma tra venerdì sera e lunedì mattina. Le giacenze restano bloccate solo per quella finestra, non per giorni.
Cosa succede il giorno del go-live?
Il go-live è il momento in cui gli ordini smettono di arrivare a te e cominciano ad arrivare al 3PL. Si fissa con un giorno e un’ora, non con un generico «da lunedì». Arrivarci senza sorprese richiede cinque passaggi.
1 Prova del flusso ordini
Prima del go-live si scambiano ordini di prova: normali, annullati, con più righe. In NTL Express gli ordini arrivano come file, nel formato che la maggior parte delle piattaforme ecommerce già esporta.
2 Allineamento delle giacenze
Lo stock registrato dal 3PL dopo l’inventario d’ingresso deve coincidere con quello del tuo store. Le differenze si chiudono prima del go-live, non dopo.
3Scelta del momento
Quando la piattaforma del 3PL è pronta, lo switch si attiva su tua richiesta. Conviene un momento a basso rischio: il lunedì mattina dopo un trasferimento nel fine settimana, oppure la sera, subito dopo l’ultimo ritiro del corriere.
4 Ultimi ordini evasi da te
Gli ordini arrivati prima dell’ora del go-live li spedisci tu, quelli successivi il 3PL. Una regola scritta evita ordini spediti due volte o mai.
5 Servizio clienti informato
Chi risponde ai clienti deve sapere da quando cambiano corriere, tracking e indirizzo per i resi. Ai clienti si comunica il cambio solo se cambiano i tempi di consegna o l’indirizzo per i resi.
Cosa controllare nei primi 30 giorni con il nuovo 3PL?
Le prime due settimane servono al magazzino per imparare il tuo catalogo. Qualche valore sotto soglia nei primi giorni è normale. Dalla terza settimana i numeri devono stabilizzarsi sopra le soglie e restarci.
| Indicatore | Come si calcola | Soglia dalla terza settimana |
|---|---|---|
| Ordini spediti entro il cut-off | Ordini spediti in giornata ÷ ordini arrivati entro l’orario limite | Almeno 99,5% |
| Accuratezza di prelievo | Ordini spediti senza errori ÷ ordini spediti | Almeno 99,5% |
| Accuratezza delle giacenze | Referenze con stock fisico uguale a quello a video ÷ referenze controllate | Almeno 99% |
| Colli con danno segnalato | Colli danneggiati ÷ colli spediti | Non oltre l’1% |
Dati interni NTL Express: ordini spediti entro il cut-off 99,8% e colli con danno segnalato 0,8% negli ultimi 12 mesi; accuratezza di prelievo 99,5%; accuratezza delle giacenze 99,2% all’ultimo inventario.
Accanto agli indicatori del 3PL, tre controlli spettano a te:
- A fine settimana, confronta le giacenze del tuo store con il report del magazzino sulle 20 referenze che vendi di più.
- Alla prima fattura, verifica che le voci corrispondano al preventivo: stoccaggio, prelievo, materiali, spedizioni. Per leggerla voce per voce trovi la nostra guida ai costi dei servizi 3PL.
- Al primo reso, segui il percorso: chi lo riceve, in quanti giorni torna vendibile, quando ricevi la notifica.
Quando non conviene passare a un 3PL?
In tre situazioni conviene aspettare.
Nel pieno di un picco di vendite
Da fine novembre a fine dicembre i volumi raggiungono il massimo dell’anno, a partire dal Black Friday. Un catalogo nuovo non avrebbe il tempo di stabilizzarsi. Il passaggio va chiuso prima del picco, con almeno tre settimane di rodaggio, oppure rimandato a gennaio.
Il calendario di quest’anno: il Black Friday cade venerdì 27 novembre. Per avere tre settimane di rodaggio, il go-live deve arrivare entro venerdì 6 novembre. Chi avvia il passaggio a fine ottobre ci riesce solo con i dati già pronti e un avvio di due settimane. Altrimenti conviene rimandare a gennaio.
Durante un lancio o una grande campagna
Un nuovo prodotto, una collaborazione con un creator, una promozione importante: sono settimane in cui gli ordini sono imprevedibili. Sposta il go-live di qualche giorno, prima o dopo.
Con le anagrafiche ancora da costruire
Se mancano EAN, pesi o regole d’imballo, il magazzino deve ricostruirli in fase di ricevimento. È lì che nascono gli errori dei primi giorni: conviene completarli prima di fissare il go-live.
Domande frequenti sul passaggio a un 3PL
Quanto tempo serve per passare a un 3PL?
Di solito da 2 a 4 settimane, dalla consegna dei dati al primo ordine evaso dal nuovo magazzino. La durata dipende dal numero di referenze, dalla completezza delle anagrafiche e dal modo in cui arrivano gli ordini. In NTL Express il tempo di avvio degli ultimi cinque clienti è stato in media di 20 giorni.
Devo fermare le vendite durante il trasferimento della merce?
No. Puoi far consegnare le nuove forniture direttamente al 3PL e continuare a spedire dal tuo stock fino al go-live. In alternativa trasferisci metà delle scorte e tieni in sede quanto basta per evadere gli ordini nel frattempo.
Serve un’integrazione via API tra il mio ecommerce e il 3PL?
Non è indispensabile. NTL Express, per esempio, riceve gli ordini come file, nel formato che la maggior parte delle piattaforme ecommerce già esporta. Conta che frequenza e orari dello scambio siano concordati per iscritto e provati prima del go-live.
Cosa succede alla merce che ho ancora in casa al momento del go-live?
Fino al go-live la usi per evadere gli ordini. Poi raggiunge il magazzino del 3PL, viene contata all’arrivo e unita allo stock. Da quel momento torna vendibile come il resto della merce.
Devo avvisare i clienti del cambio di magazzino?
Solo se cambiano i tempi di consegna o l’indirizzo per i resi. Se restano uguali, per il cliente non cambia nulla. Il tuo servizio clienti, invece, va informato prima del go-live.
Si può passare a un 3PL prima del Black Friday?
Sì, se il go-live arriva almeno tre settimane prima del picco, il tempo che serve ai numeri per stabilizzarsi. Per il Black Friday del 27 novembre 2026 significa fare il go-live entro il 6 novembre. Chi non rispetta questa scadenza conviene che rimandi il passaggio a gennaio.
Stai valutando il passaggio e vuoi sapere quanto durerebbe con il tuo catalogo? Mandaci l’esportazione degli ultimi tre mesi di ordini e l’elenco delle referenze: ti indichiamo tempi e modalità di trasferimento più adatti. CONTATTACI per un appuntamento.
