In short: Esternalizzare la logistica conviene sopra le 5 spedizioni al giorno per chi parte da zero. Formula del punto di pareggio, tabella a tre volumi e un caso reale
📅 Settembre 26, 2026 • ⏱️ 11 min read
Esternalizzare la logistica conviene sopra le 3-5 spedizioni al giorno per chi parte senza magazzino né dipendenti. La soglia è 3 se paghi il corriere a listino, 5 se hai già tariffe simili a quelle di un 3PL. Il calcolo dipende da costo pieno del personale, dal canone dello spazio e dalle tariffe corriere.
Una startup di prodotti per la cura della persona ci ha contattato dal web con una domanda precisa. Aveva un ecommerce, una trentina di referenze e nessun dipendente. Voleva sapere se le conveniva organizzarsi in proprio o affidarci la logistica fin da subito. Abbiamo fatto i conti insieme: con il 3PL avrebbe speso il 41% in meno. Oggi è nostra cliente, e il primo mese ha confermato le stime.
In NTL Express gestiamo la logistica di ecommerce e PMI tra Liguria e Toscana, e questa è una delle domande che ci fanno più spesso. L’ultima ricerca dell’Osservatorio Contract Logistics del Politecnico di Milano indica che il 43,4% del mercato logistico italiano è affidato in outsourcing logistico a terzi: è l’ultimo dato consolidato, relativo al 2023. La stessa ricerca ha registrato nel 2025 aumenti del 4,4% per la manodopera e del 3,5% per gli affitti. Nel primo semestre 2026 i canoni si sono stabilizzati, ma non sono scesi. Secondo il Borsino Immobiliare della Logistica di WCG, i magazzini migliori di Milano e Roma costano 76 € al metro quadro l’anno. Personale e spazio restano le voci che pesano di più su un magazzino interno.
Qui trovi il metodo che usiamo con ogni azienda che ci chiede un preventivo: puoi rifarlo sui tuoi numeri in dieci minuti.
Magazzino interno o logistica esterna: quali costi confrontare?
L’errore che vediamo più spesso, quando si valuta l’esternalizzazione della logistica, è confrontare un preventivo completo con una stima interna fatta a memoria.
Il costo pieno del personale, non lo stipendio lordo
Alla retribuzione lorda si aggiungono i contributi a carico dell’azienda, circa il 30%, e il TFR, circa il 7%. Per una stima veloce moltiplica la retribuzione annua lorda per 1,4 e dividi per dodici. Nel nostro modello un part-time da 20 ore settimanali costa €1.450 al mese. Se non hai dipendenti, il magazziniere sei tu, e le tue ore hanno un valore.
Spazio, scaffalature e attrezzature: come si ammortizzano
Anche la stanza sul retro del negozio, o il garage di casa, ha un costo: il canone che pagheresti per affittarla. Scaffali, bilancia e stampante di etichette si dividono sulla loro vita utile: €6.000 in cinque anni fanno €100 al mese. Poi c’è il software per magazzino, etichette e collegamento con lo store.
I costi che non compaiono in bilancio (il tuo tempo, gli errori, i picchi)
Tre voci mancano quasi sempre dal foglio di calcolo. Il tuo tempo, che nel modello valutiamo €25 l’ora. Gli errori di prelievo, che costano una seconda spedizione e spesso un cliente. I picchi di fine anno, con straordinari e personale temporaneo.
Come si calcola il punto di pareggio della logistica esternalizzata?
Ti servono quattro numeri: costi fissi e costo per ordine, per l’interno e per il 3PL. Il corriere va nel costo per ordine, e spesso fa la differenza: un 3PL spedisce per molti clienti insieme e ottiene tariffe più basse.
La formula in tre passaggi
- Somma i costi fissi interni del mese: personale a costo pieno, spazio, ammortamenti e software.
- Calcola il costo per ordine: tempo, materiali e corriere per l’interno; pick & pack, quota resi e corriere per il 3PL.
- Applica la formula: ordini di pareggio = (fissi interni − fissi 3PL) ÷ (variabile 3PL − variabile interno).
Il risultato è il punto di pareggio, o break even: il numero di ordini al mese in cui le due soluzioni costano uguale. Sopra quel volume vince l’opzione con il costo per ordine più basso. Molti 3PL applicano un minimo mensile tra €350 e €500: finché i tuoi ordini non lo superano, è quello il costo fisso del 3PL.
Un esempio: una startup che spedisce da casa, senza affitto. I fissi interni sono €70 tra software e attrezzature. Ogni ordine le costa €10,08: €2,08 di tempo, €1 di materiali, €7 di corriere. Con il 3PL paga €400 di minimo e €5,13 per ordine tra corriere e resi. Il pareggio cade a 67 ordini al mese, circa 3 al giorno. Con le stesse tariffe corriere del 3PL salirebbe a 112, circa 5 al giorno.
Il calcolo applicato a tre scenari di volume
| Voce | 10 spedizioni al giorno | 30 spedizioni al giorno | 60 spedizioni al giorno |
|---|---|---|---|
| Spedizioni al mese | 220 | 660 | 1.320 |
| Costo mensile interno | €2.338 | €6.200 | €12.345 |
| Costo mensile 3PL | €1.616 | €4.829 | €9.645 |
| Differenza mensile | €722 a favore del 3PL | €1.371 a favore del 3PL | €2.700 a favore del 3PL |
| Costo per spedizione interno | €10,63 | €9,39 | €9,35 |
| Costo per spedizione 3PL | €7,35 | €7,32 | €7,31 |
| Di cui corriere, interno e 3PL | €1.540 e €1.100 | €3.300 e €3.300 | €6.600 e €6.600 |
A 10 spedizioni al giorno il titolare fa tutto da solo, in uno spazio che ha già. Il 3PL costa meno anche senza contare il corriere: €516 contro €798. A 30 e 60 spedizioni servono personale e locale dedicati, e il 3PL costa circa il 22% in meno anche a parità di tariffe corriere.
Le ipotesi, per rifare il calcolo con i tuoi valori: 22 giorni lavorativi, 5 minuti del titolare per ordine a €25 l’ora, materiali a €1 per ordine. Il 3PL applica €2 per ordine con materiali, €6 per posto pallet, un minimo di €400 e €2,50 per reso, su un 5% di resi. Il corriere costa €7 in proprio a 10 spedizioni al giorno, altrimenti €5 per entrambi. A 10 spedizioni l’interno ha € 120 tra software e attrezzature e nessun affitto. A 30 spedizioni l’interno ha un part-time da €1.450, un locale da €400, €140 tra software e attrezzature, 10 ore del titolare. A 60 ha due part-time, un locale da €700, €200 tra software e attrezzature, 25 ore del titolare. Le tariffe sono valori indicativi dalla nostra esperienza operativa, non un listino. Per leggere un preventivo voce per voce trovi la nostra guida ai costi dei servizi 3PL.
Perché la stagionalità sposta la soglia
Il minimo mensile si paga anche nei mesi deboli. Prendi 3 spedizioni al giorno per dieci mesi e 15 a novembre e dicembre. Nei mesi bassi interno e 3PL costano uguale, circa €740. Nei mesi di picco il 3PL costa €2.417, l’interno €3.398. Sull’anno il 3PL costa €1.018 al mese contro €1.180: la soglia va calcolata sulla media annua.
Qual è il punto di pareggio di una startup ecommerce senza magazzino?
Torniamo alla startup dell’inizio. Per gestire la logistica in proprio avrebbe dovuto affittare un piccolo locale. Per i primi mesi abbiamo stimato circa 200 ordini al mese, 7 al giorno. Nel nostro magazzino le sue 30 referenze occupano 4-6 posti pallet.
I conti messi a confronto
| Voce mensile | In proprio | 3PL |
|---|---|---|
| Spazio | €400 (piccolo locale) | Compreso nella gestione (5 posti pallet) |
| Tempo del fondatore, circa 17 ore | €417 | €0 |
| Software e attrezzature | €70 | Compresi |
| Materiali, pick & pack e stoccaggio | €200 | €430 |
| Resi | Nel tempo del fondatore | €25 |
| Corriere, 200 pacchi | €1.400 (€7 a pacco) | €1.000 (€5 a pacco) |
| Totale mensile | €2.487 | €1.455 |
Il punto di pareggio della startup
Il 3PL costa il 41% in meno e, per questa startup, un punto di pareggio non esiste: conviene dal primo ordine. Locale, software e attrezzature valgono €470 al mese prima ancora di spedire un pacco, più del minimo di €400. Ogni ordine in proprio costa €10,08, con il 3PL €5,13. Anche con un minimo di €500, il pareggio arriverebbe a 6 ordini al mese. Un pareggio reale compare solo senza affitto, come nell’esempio della formula.
Cosa ha deciso l’imprenditore, e perché
L’imprenditore ci ha affidato la logistica fin dall’avvio, senza investire in un magazzino proprio. Oltre al risparmio, hanno pesato tre vantaggi.
Il primo è la trasformazione dei costi fissi in costi variabili. Per una startup il rischio principale è la liquidità. Se in un mese gli ordini scendono a 50, un magazzino proprio costa comunque €974, perché affitto, software e attrezzature restano. Con il 3PL la spesa scende a €686 (incluso di stoccaggio): superato il minimo, si paga solo quando si vende.
Il secondo è la concentrazione sul proprio mestiere. Nella cura della persona il successo dipende da marketing, branding, campagne social e qualità delle formule. Preparare pacchi, proteggere flaconi, gestire resi e disservizi dei corrieri sottrae ore alla crescita del marchio.
Il terzo è la gestione dei picchi. Questi prodotti hanno stagionalità marcate, dai regali di Natale ai solari in estate. A queste si aggiungono impennate improvvise, generate da un creator o da una campagna pubblicitaria. Se gli ordini passano da 5 a 100 in un giorno, una gestione interna si blocca. La nostra struttura è dimensionata per assorbirli senza ritardi nelle consegne.
Come valutiamo l’avvio di una collaborazione
Per NTL Express la valutazione ha anche un secondo piano. Una collaborazione è sostenibile per entrambe le parti quando i volumi crescono nel tempo. Per questo analizziamo la capacità dell’azienda di scalare: il riferimento è arrivare ad almeno 20-30 spedizioni al giorno entro circa tre mesi. In questo caso convenienza economica e prospettive di crescita erano allineate.
Cosa è successo nel primo mese
La startup ha spedito 197 ordini, contro i 200 stimati. Il costo logistico fatturato è stato di €1.404, corriere compreso, cioè €7,13 a spedizione. La nostra stima era di €7,28: il dato reale è inferiore del 2%. Gestire in proprio gli stessi ordini sarebbe costato circa €2.456. Il risparmio del primo mese è stato di circa €1.050, il 43%.
Quando il numero non basta a decidere?
La soglia risponde alla domanda sui costi di oggi. In tre situazioni conviene guardare oltre il foglio di calcolo.
Crescita prevista nei prossimi 18 mesi
Se il tuo piano prevede di raddoppiare gli ordini, fai il calcolo sul volume di arrivo, non su quello di oggi. Il passaggio a un 3PL richiede preparazione: anagrafiche, collegamento con lo store, inventario iniziale. Meglio farlo a volumi bassi che a novembre con gli ordini in coda.
Spazio fisico già saturo
Scatoloni in ufficio, corridoi stretti, merce che non si trova: il costo reale supera la voce affitto, perché crescono tempi di prelievo ed errori. Un secondo locale aggiunge un canone e divide lo stock su due sedi. Ne abbiamo parlato nell’articolo sul magazzino pieno durante i saldi. In quel caso la soglia indicata è più alta, intorno ai 50 ordini al giorno, perché si parte da chi ha già magazzino e dipendenti; nel caso della nostra startup il calcolo parte da zero.
Il nostro consiglio: fai il confronto con un 3PL prima di firmare un nuovo affitto.
Competenze interne assenti o non sostituibili
Molti magazzini interni si reggono su una persona sola, quella che sa dove sta tutto. Se si ammala o cambia lavoro, le spedizioni si fermano. Un 3PL elimina questa dipendenza.
Quali sono le domande più frequenti sul passaggio a un 3PL?
Quando conviene un 3PL e quando restare interni?
Se parti da zero, restare interni conviene solo sotto le 3-5 spedizioni al giorno, secondo le tariffe corriere, e in uno spazio che hai già. Se devi affittare un locale, il 3PL conviene dal primo ordine. Se hai già magazzino e personale, confronta i costi pieni: nel nostro modello il 3PL costa circa il 22% in meno.
Il 3PL costa di più in bassa stagione?
Nei mesi più deboli il minimo mensile può rendere il 3PL caro quanto l’interno. Nel nostro esempio, a 3 spedizioni al giorno i due costi si equivalgono. Per decidere conta la media annua, che include i mesi di picco.
Quanto incide la superficie occupata sul canone mensile?
Nel magazzino interno paghi tutta la superficie, anche corridoi, zona imballo e scaffali vuoti. Con un 3PL paghi i posti pallet occupati dalla tua merce. Trenta referenze stanno spesso in 4-6 posti pallet, poche decine di euro al mese contro €400-600 di un piccolo locale.
Come si calcola il costo per ordine evaso?
Somma tutti i costi logistici del mese: personale a costo pieno, spazio, ammortamenti, materiali, errori e ore del titolare. Aggiungi il corriere, perché le tariffe del 3PL sono spesso più basse delle tue. Dividi il totale per gli ordini spediti nello stesso mese.
Il calcolo cambia per un manifatturiero rispetto a un ecommerce?
La formula è la stessa, cambia l’unità di misura. Un manifatturiero spedisce spesso pallet o colli pesanti verso altre aziende, con meno ordini e più righe per ordine. In quel caso il pareggio si calcola su righe d’ordine o pallet movimentati, non su singole spedizioni.
Quali domande fare al 3PL prima di firmare?
Un preventivo si confronta solo se copre le stesse voci del tuo calcolo interno. Ecco cosa chiederemmo noi, al tuo posto.
- Esiste un minimo mensile, e comprende stoccaggio e pick & pack?
- Posso spedire con le vostre tariffe corriere, e per quali destinazioni?
- La tariffa per ordine comprende materiali di imballo e inserti promozionali?
- Quanto costa un reso, dal ricevimento al rientro a stock?
- Come si aggiornano le tariffe nel tempo, e con quali indici?
- A che ora è il cut-off e cosa cambia nei picchi?
La domanda sugli aggiornamenti tariffari non è un dettaglio. L’Osservatorio del Politecnico di Milano ha analizzato 14.000 contratti logistici: nel 68% dei contratti di magazzino sono aumentati gli elementi indicizzati, come ISTAT e minimi salariali del CCNL (fonte).
Spedisci già 20-30 pacchi al giorno, o conti di arrivarci nei prossimi tre mesi? Rifacciamo insieme questo calcolo con i tuoi numeri. CONTATTACI per un appuntamento.
